왜 많은 기업이 소프트웨어 외주에서 실패할까?

안녕하세요, 긱다이브 프로젝트 매니저(PM) 톰(TOM)입니다.

저는 지난 몇 년간 수십, 수백 개의 프로젝트를 관리해 왔습니다. 스타트업의 초기 MVP부터 대기업의 대규모 플랫폼까지, 규모와 목적이 제각각인 프로젝트를 경험했습니다. 그 과정에서 하나의 공통점을 발견했습니다. 기업의 크기나 업종과 상관없이, 많은 대표님과 담당자분들이 비슷한 이유로 소프트웨어 외주 개발에서 어려움을 겪고 있다는 점입니다.

실제로 통계에 따르면 기업의 90% 이상이 외주 개발 과정에서 예산 초과를 경험합니다. 저 역시 현장에서 이런 말씀을 자주 들었습니다.

“처음에는 이 정도 예산이면 충분하다고 했는데, 진행하다 보니 계속 추가 비용이 붙더라구요.”

이것은 단순한 하소연이 아니라, 외주 개발을 경험해 보신 분들이라면 누구나 공감할 수 있는 현실적인 고민입니다.

소프트웨어 외주 개발이 실패하는 대표적인 세 가지 이유

1. 예상치 못한 추가 비용

   상담 단계에서는 “이 범위 안에서 충분합니다”라는 설명을 듣지만, 프로젝트가 절반쯤 진행되면 “이 기능은 옵션이라 추가 비용이 필요합니다”, “결제 모듈은 별도입니다” 같은 말이 뒤늦게 나옵니다. 작은 금액이 하나둘 쌓이며 최종 비용은 초기 예산의 1.5배, 많게는 두 배까지 불어나는 경우가 많습니다.
    

2. 일정 지연

   계약 당시에는 “3개월이면 충분하다”라는 답변을 듣지만, 실제로는 6개월 이상 소요되는 사례가 흔합니다. 담당자 교체, 불완전한 요구사항 정의, 미흡한 커뮤니케이션 등이 주요 원인입니다. 특히 스타트업의 경우, 한 달 지연이 곧 투자 기회 상실로 이어지기도 합니다.
    

3. 완성도 부족

   서비스가 런칭되었지만 실제 사용자가 접속하면 오류 메시지가 발생하거나 결제가 중단되고, 모바일 화면에서는 버튼조차 눌리지 않는 경우가 있습니다. 이는 QA(품질 검수) 과정을 소홀히 한 결과입니다. “서비스는 나왔는데 쓸 수가 없다”는 불만이 대표적인 사례입니다.
    

    

이런 상황을 겪은 대표님들은 한결같이 말씀하십니다.

“차라리 내부에서 천천히 진행했더라면 좋았을 텐데, 다시는 외주 맡기고 싶지 않다.”

하지만 저는 조금 다르게 생각합니다.

소프트웨어 외주 개발은 위험하기만 한 선택이 아닙니다. 올바르게 준비하고, 믿을 만한 파트너를 만난다면 오히려 빠른 성장의 지름길이 될 수 있습니다.

결국 핵심은 “외주 자체가 문제냐”가 아니라, “어떻게 준비하고 누구와 함께하느냐”입니다.

소프트웨어 외주 개발, 어떻게 준비하고 누구와 함께해야 할까?

제가 프로젝트를 관리하면서 가장 자주 들은 말 중 하나가 있습니다.

“저는 IT를 잘 몰라서, 뭘 준비해야 할지 모르겠어요.”

사실 괜찮습니다. 외주 개발은 준비가 완벽하지 않아도 충분히 시작할 수 있습니다.

성공적인 외주 개발의 핵심은 고객이 모든 걸 다 준비하는 데 있지 않습니다. 중요한 것은 서비스의 목적과 방향만 명확히 말씀해 주시는 것이고, 나머지는 저희 같은 팀이 함께 채워드릴 수 있다는 점입니다.

요구사항은 기획 문서까지 필요하지 않습니다

외주 개발을 시작하실 때 많은 대표님들이 “기획 문서를 꼭 준비해야 하나요?” 하고 고민하십니다. 하지만 실제로는 완벽한 문서가 없어도 충분합니다. 중요한 것은 사업 운영에 필요한 기능과 있으면 좋은 기능을 구분하는 일입니다.

예를 들어 예약 서비스라면 ‘예약 캘린더와 신청·취소 기능’이 반드시 필요하지만, ‘추천 알림 기능’은 초기에는 없어도 됩니다. 쇼핑몰이라면 ‘상품 등록·결제·배송 관리’가 핵심이고, ‘데이터 분석 대시보드’는 후순위로 미뤄도 괜찮습니다.

긱다이브는 이 과정을 고객 혼자서 떠안게 하지 않습니다. 대표님이 서비스의 목적과 방향만 말씀해 주시면, 저희가 함께 기능을 나누고 우선순위를 정리합니다.

• 어떤 기능이 사업 운영에 반드시 필요한지
• 어떤 기능은 있으면 좋은지
• 무엇을 먼저 개발하고, 무엇을 후순위로 둘지

 이렇게 우선순위를 분류하고 로드맵을 설계하는 것이 바로 저희 PM과 개발팀의 역할입니다.

즉, 대표님이 “우리는 이런 문제를 해결하고 싶다”, “우리 고객은 이런 상황에서 이 서비스를 쓸 것이다” 정도만 말씀해 주셔도 충분합니다. 나머지는 긱다이브가 구조화해 드립니다.

예산과 일정도 범위만 있으면 충분합니다

외주 개발을 준비하실 때 가장 많이 받는 질문 중 하나가 “예산을 얼마나 잡아야 하나요?”, “기간은 어느 정도가 적당할까요?”입니다. 사실 정해진 답은 없습니다. 처음부터 모든 숫자를 계산해 오실 필요도 없습니다.

“3개월 안에 베타 버전을 내고 싶다”, “1억 원 이내에서 진행하고 싶다”와 같이 대략적인 방향만 말씀해 주셔도 충분합니다. 그다음은 저희가 기능 범위, 개발 난이도, 인력 투입 등을 종합적으로 고려해 현실적인 시나리오를 설계합니다.

만약 초기 계획이 무리한 일정이나 예산이라면, 저희가 조율해 드립니다. 꼭 필요한 핵심 기능만 먼저 개발해 시장에 빠르게 출시하고, 이후 추가 기능은 확장 가능한 로드맵 방식으로 나눠 제안해 드립니다. 이렇게 하면 초기 리스크는 줄이고, 사업은 더 빠르게 검증할 수 있습니다.

결국 중요한 것은 파트너의 일하는 방식입니다

외주 개발에서 성공과 실패를 가르는 결정적인 요인은 파트너의 일하는 방식입니다.

좋은 파트너는 고객이 준비가 부족하다고 탓하지 않습니다. 오히려 그 빈틈을 메워주기 위해 체계적인 프로세스를 갖추고, 프로젝트의 처음부터 끝까지 책임지는 태도로 임합니다.

예를 들어 요구사항이 불완전해도 좋은 개발사는 질문을 통해 숨은 필요를 끌어내고, 불필요한 기능은 과감히 덜어내며, 꼭 필요한 기능부터 단계적으로 구현합니다. 또한 일정이 흔들릴 수 있는 상황에서는 빠르게 리스크를 공유하고 조정안을 제시합니다.

긱다이브는 바로 그런 방식을 지향합니다.

• 고객이 놓친 부분은 질문과 검증으로 찾아내고,
• 예상치 못한 상황이 생겨도 투명하게 공유하며,
• 납품 이후에도 유지보수까지 책임집니다.

결국 좋은 파트너는 단순히 코드를 짜는 팀이 아니라, 함께 사업을 이해하고 성공을 만드는 팀이어야 합니다.

긱다이브는 이렇게 일합니다

외주 개발은 단순히 코드를 짜는 일이 아닙니다. 중요한 것은 처음부터 끝까지 어떤 방식으로 프로젝트를 운영하느냐입니다.

긱다이브는 다음과 같은 프로세스로 프로젝트를 진행하며, 이 과정이 곧 프로젝트 성공의 안전장치가 됩니다.

1. 제작 문의·상담

많은 대표님들이 아이디어를 말씀하실 때는 대체로 추상적입니다.

“이런 앱을 만들고 싶은데요…”라는 수준에서 출발하는 경우가 많습니다.

저희는 단순히 메모만 하는 것이 아니라, 사업의 목적과 고객의 목표를 먼저 파악합니다.

그다음 “왜 만들어야 하는지, 어떤 성과를 내야 하는지”를 분해하여, 실현 가능한 서비스 청사진으로 구체화합니다.

2. 견적·계약

상담이 끝나면 가장 먼저 하는 일은 개발 범위를 명확히 구분하는 것입니다.

초기에 어디까지가 기본이고, 어떤 기능이 선택 사항인지 선을 그어두면 진행 도중 추가 비용 문제를 예방할 수 있습니다.

예를 들어, 커머스라면 상품 등록·결제는 기본, 정기구독·해외 결제는 옵션으로 나눌 수 있습니다. 예약 서비스라면 예약 신청·취소는 기본, 외부 캘린더 연동은 옵션이 될 수 있습니다.

또한 계약서에는 금액과 일정뿐 아니라 지적재산권 귀속, 유지보수 범위, 향후 추가 개발 조건까지 반드시 포함해 프로젝트 이후에도 안정적으로 운영할 수 있도록 합니다.

3. 소통 채널 개설

프로젝트가 시작되면 카카오톡 단체방이나 슬랙 채널을 개설합니다.

전화와 메일로만 대화하면 기록이 남지 않거나 누락되기 쉽지만, 전용 채널에서는 결정 과정과 히스토리가 남아 모두가 동일한 정보를 공유할 수 있습니다.

작은 결정 하나도 놓치지 않고, 불필요한 오해를 줄일 수 있습니다.

4. 사전 질문지

많은 대표님들이 “IT를 몰라서 요구사항을 정리하기 어렵다”고 말씀하십니다.

저희가 제공하는 사전 질문지를 작성하다 보면 본인도 몰랐던 요구가 드러나고 서비스의 핵심 기능이 정리됩니다.

“이 서비스는 누가 쓰나요?”, “필수 기능은 무엇인가요?” 같은 질문을 통해 기획 경험이 없어도 탄탄한 설계 기반을 마련할 수 있습니다.

5. 와이어프레임 → 디자인 시안 → WBS 기반 개발

저희는 곧바로 개발에 들어가지 않습니다.

먼저 와이어프레임(뼈대)으로 전체 화면을 설계하고, 고객 피드백을 반영합니다.

그다음 디자인 시안에서 브랜드 톤앤매너와 UX를 살리고,

마지막으로 WBS(Work Breakdown Structure)를 기반으로 개발을 진행합니다.

이 과정을 통해 설계–디자인–개발이 이어지는 체계적이고 예측 가능한 단계를 보장합니다.

6. SEO 세팅 & QA 검수

서비스는 단순히 “돌아가기만” 해서는 부족합니다.

SEO 세팅은 완성된 서비스가 고객에게 발견될 수 있도록 하는 과정입니다.

구글·네이버에서 검색했을 때 노출되지 않는다면, 아무리 좋은 서비스라도 사용자를 만날 수 없습니다. 그래서 저희는 메타 태그, URL 구조, 이미지 Alt, 사이트맵 등을 최적화해 서비스가 시장에서 실제 고객에게 도달할 수 있는 기반을 마련합니다.

QA 검수는 서비스가 실제 환경에서 문제없이 작동하도록 보장하는 과정입니다.

회원가입 → 로그인 → 결제 → 알림 같은 기본 플로우뿐 아니라, 다양한 브라우저 호환성·모바일 환경·잘못된 입력값 같은 엣지 케이스까지 검증합니다. 이를 통해 “런칭했는데 결제가 안 된다”와 같은 치명적인 오류를 사전에 차단합니다.

7. 최종 납품 & 유지보수

저희는 단순히 납품으로 끝내지 않습니다.

서비스가 시장에서 안정적으로 운영될 수 있도록 버그 수정, 기능 개선, 보안 패치, 서버 모니터링까지 지원합니다.

대표님은 안심하고 사업 운영에 집중하실 수 있고, 저희는 뒤에서 끝까지 책임지는 파트너로 함께합니다.

외주 개발은 비용집행이 아니라 투자입니다.

성공과 실패의 갈림길은 “얼마를 쓰느냐”가 아니라 “누구와 함께하느냐”에서 결정됩니다.

긱다이브는 지금까지

• 231개 이상의 프로젝트 경험
• 대기업·공공기관과의 협업 레퍼런스
• 수십 번의 시행착오 속에서 다듬어온 프로세스

이 세 가지 자산을 바탕으로, 단순히 작동하는 소프트웨어가 아니라 쓸모 있고, 잘 만든 소프트웨어를 만들어왔습니다.

만약 지금 외주 개발을 고민하고 계신다면, 한 가지만 말씀드리고 싶습니다.

“파트너를 잘 고르는 것, 그것이 성공적인 프로젝트의 시작입니다.”

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